Gestion des interventions et de la maintenance : définition et rôle d’un logiciel dédié

La gestion des interventions

Dès qu’une organisation possède des bâtiments, il est essentiel de gérer rigoureusement toutes les interventions liées à ces infrastructures et aux équipements qui les composent. La gestion des interventions regroupe l’organisation et la coordination de toutes les actions techniques nécessaires pour assurer la continuité de service d’un bâtiment. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer un technicien lorsqu’un problème survient, mais de mettre en place un véritable processus structuré qui englobe :

• La détection ou le signalement d’un incident.
• Sa qualification (urgence, impact, nature).
• L’affectation de l’intervention à la bonne ressource (technicien interne ou prestataire externe).
• Le suivi et la clôture de l’intervention.

C’est pourquoi de nombreuses organisations font aujourd’hui le choix d’un logiciel de gestion des interventions leur permettant de fluidifier et d’optimiser leurs processus. Ce type de logiciel centralise l’ensemble des informations et offre une vision globale des actions à mener. Il peut également automatiser certaines tâches, comme l’affectation des agents aux interventions en fonction de leurs compétences.
Un logiciel de gestion des interventions assure surtout une traçabilité des actions réalisées, ce qui facilite le reporting et la prise de décision.

Exemple : une organisation dispose d’un lycée dans lequel une chaudière tombe en panne. Si elle utilise un logiciel de gestion des interventions, l’incident est enregistré dans l’interface, permettant l’affectation rapide d’une équipe compétente. Le technicien reçoit une notification sur son application et peut intervenir dans les plus brefs délais. Une fois la chaudière réparée, le dossier est clôturé mais reste archivé dans le logiciel. Si la panne se reproduit, il est alors facile d’identifier qu’une intervention récente a déjà eu lieu et d’en déduire un besoin de remplacement du matériel.

La gestion de la maintenance

La gestion des interventions répond à une urgence ponctuelle, mais pour éviter les incidents fréquents, il est essentiel de mettre en place une stratégie de maintenance préventive. Celle-ci vise à anticiper et prévenir les incidents avant qu’ils ne surviennent.

La maintenance se décline en trois volets distincts :

• La maintenance corrective, qui correspond aux interventions déjà définies, réalisées pour résoudre une panne ou un incident survenu et nécessitant une action rapide.
• La maintenance préventive, qui consiste à planifier et réaliser des contrôles réguliers (par exemple la vérification annuelle des extincteurs ou le remplacement de pièces défaillantes).
• La maintenance prédictive, qui s’appuie sur l’analyse des données, issues de capteurs ou de l’historique des interventions, pour anticiper les défaillances et intervenir au moment le plus pertinent.

Comme pour la gestion des interventions, la maintenance peut être suivie et automatisée grâce à un logiciel dédié. Ce dernier permet de programmer automatiquement les contrôles et les interventions préventives, d’affecter les agents habilités et de fluidifier le processus. Il offre également la possibilité d’analyser les données liées à la maintenance pour optimiser les coûts et prendre des décisions éclairées.

Choisir un logiciel de gestion de la maintenance favorise une approche proactive et durable de la gestion des infrastructures.

La gestion des interventions et de la maintenance dans myIncoservice

MyIncoservice est une solution métier clé en main de gestion des interventions et de la maintenance, développée par Incotec. Elle a été pensée pour les organisations pilotant leurs infrastructures et réalisant des interventions régulières.

MyIncoservice permet de fluidifier la collaboration entre vos équipes du back-office et vos agents de terrain en regroupant l’ensemble des informations sur une interface unique. Cette solution favorise la mobilité de vos collaborateurs, leur donnant la possibilité de saisir leurs demandes d’intervention où qu’ils soient.

Elle intègre également un Chatbot intelligent, qui guide vos techniciens dans la résolution des incidents en s’appuyant sur votre base de connaissances et vos historiques.
MyIncoservice peut être connectée à Incovar+, notre solution de gestion des temps et des activités, afin de confectionner les plannings des agents selon leurs disponibilités. Vous pouvez ainsi planifier et visualiser les interventions par période, tout en permettant à vos agents de déclarer le temps passé par activité. Cela enrichit votre base de données statistiques et facilite le pilotage global.

La gestion des interventions et de la maintenance est aujourd’hui un incontournable pour assurer la continuité de service des bâtiments et du matériel
Si la gestion des interventions permet de réagir rapidement aux imprévus en organisant et en suivant chaque action technique, la maintenance vise quant à elle à anticiper les pannes grâce à une planification rigoureuse et proactive.

L’appui d’un logiciel dédié transforme ces processus en offrant une centralisation des données, une meilleure visibilité des priorités, l’automatisation des tâches et une traçabilité complète des actions menées.

C’est dans cette logique qu’Incotec a développé MyIncoservice, une solution clé en main qui fluidifie la collaboration entre back-office et agents de terrain, tout en garantissant une mobilité optimale. Une véritable réponse aux enjeux quotidiens des organisations qui souhaitent allier efficacité, réactivité et sérénité.